Kurset har som formål at saksbehandlerne skal kunne benytte ESA som saksbehandlerverktøy og på en korrekt måte jamfør gjeldende plikter, lover og regler.

Om dette kurset

Husk å melde deg av kurset innen 07.01.2019 hvis du ikke kan delta. Ved ikke-meldt forfall belastes enheten med et gebyr.

Vi ber om at alle som skal benytte ESA i Tromsø kommune deltar på kurs. Vi oppfordrer også de som tidligere har deltatt på kurs om å ta et repetisjonskurs da kursene utvikles og endres i forhold til behov. Det er ingen begrensninger på hvor mange ganger du kan delta.

Sted:
Strandvegen 8, nedsiden av Troms fylkeskommune. Inngang sør. Dersom du må benytte bil, ber vi om at du benytter betalte parkeringsløsninger. Det tar 10-15 min å gå fra rådhuset.

Instruktører/Kontaktpersoner

Arkivar Åshild Jensen
Telefon: 905 50 255

Arkivar / ESA administrator Trond Heim Johansen
Telefon: 948 06 429

Noe av innholdet på kurset:

  • Mine oppgaver i ESA
  • Svare på mottatt post
  • Avskriving, eventuelt restansebehandling.
  • Fordele/endre oppgave (Viderefordele sak og journalpost dersom du ikke skal være saksbehandler)
  • Opprette nye journalposter
  • Legge til elektroniske vedlegg
  • Notater (X-notat og N-notat)
  • Registrere inngående og utgående e-poster
  • SvarUt (Elektronisk forsendelse hvor du slipper å håndtere brevpost manuelt)
  • Søk i ESA (Betingelser, titler, metadata, søketegn og praktisk søk)
  • Gjennomgang av kjente feil som blir gjort
  • Roller og tilganger
  • Mot slutten av kurset løser vi problemer som har oppstått i løpet av dagen. For de som tar et repetisjonskurs, får disse mulighet til å få hjelp og tips med eventuelle problemer i daglig arbeid.
Saksfremlegg blir dessverre ikke gjennomgått da møtesekretærene ønsker å ha denne opplæringen selv.
Du kan derfor ta kontakt med Kim Rainer Eriksen om du trenger opplæring i forbindelse med dette.
 
Litt om ESA (edb-sak og arkiv)
Dette er en løsning som er er tilpasset elektronisk arkiv og elektronisk saksgang. Det som er nytt i ESA er forsiden med oppgavelisten når du logger på ESA. Forsiden i ESA kan sammenligens med outlook. Dokumenter åpnes, avskrives og svares på via forsiden i ESA. Saksbehandlere oppfordres til å benytte ESA for å svare på brev og avskrive brev. Dokumentene fordeles kun elektronisk. Alle nye brev inn til saksbehandler vil bli liggende på oppgavelisten som en ny oppgave til saksbehandleren.

Brukerveiledninger
Brukerveiledninger og rutiner finner du på siden Post og arkivrutiner ESA på intranett.

eLæringskurs
Fra ESA 8.1.1 er det laget eLæringskurs i ESA som viser fremgangsmåte i bruk av forskjellige funksjoner i ESA. Dette er et supplement til kursene som arrangeres internt.

Her finner du eLæringskurset

Forutsetninger
Deltakerne er ESA-brukere eller skal benytte ESA som arbeidsverktøy i Tromsø kommune.
Produsert av
Seksjon for arkiv
Kurssted
Strandvegen 8, kursrom 1 & 2
Tid fra - til
10.01.2019 kl. 09:00 - 15:00
Husk å legg dette inn kalenderen.
Tidsbruk
6 timer
Læringsformat
Arrangement
Ledige plasser
15 av 26
Påmeldingsfrist
07.01.2019