KS Læring

KS Læring ble satt i drift etter en pilotering der kommuner definerte de viktigste behovene for funksjonalitet og bruk. Med flere kommuner som brukere vil krav, behov og ønsker påvirke hvordan en felles løsning videreutvikles. I løpet av pilotering og første par driftsår er det registrert en rekke mindre utviklingsønsker som ikke er gjort noe med, og det er gjort en hel del videreutvikling. Brukerrådet har nå behov for å gjøre opp status for hvor står dette arbeidet nå – og hvordan styrer vi utviklingen videre sammen?

Statusrapportering

I søknad fra KS til KMD om videreutvikling av KS Læring i 2017 ble følgende strategiske områder nevnt. Det er her laget en visuell modell for å illustrere hvordan vi kan gi en rask oversikts status for hvor langt disse områdene er kommet, eller kommer i løpet av 2017.

Tabell 1

Utvikling matrisebeskrivelse	For 2017
Innmeldt behov	Prioritet	Kalkyle	Gevinst	Status 10.nov	Status 1.jan18	Status 10.mars 18
Søkefunksjonalitet	1			90 %	Ferdigstilt
Rapporter	1			80 %
Integrasjoner	1			Ikke startet	10 %
Signeringsløsning gjennom DIFI	2
Fakturering EHF og kortbet	2

Vi ser at vi mangler både kalkyle og gevinstplan for alle disse utviklingsbehovene. Men eksempelet er nyttig for å diskutere på hvilket nivå ønsker Brukerrådet å få rapportering om status på de ulike prosjektene.

Strukturen i KS Læring

Når større utviklingsløp skal planlegges og prosjekteres er det viktig for beslutningstakere å være klar over kompleksiteten i løsningene vi bygger på – og hvilke implikasjoner de ulike forslagene kan ha. Eller kort sagt – hvor vanskelig er det faktisk å få til det vi ønsker?

 

 

Vi har laget et bilde på denne grunnstrukturen for å illustrere dette:

 

 

 

Utviklingsgevinster?

Videre skal alle kommuner tilstrebe å benytte metodikk fra prosjektveiviseren og gevinstkokeboka ved utforming av nye prosjekter. For videreutvikling av funksjonalitet i KS Læring bør prinsippene i gevinstkokeboka legges til grunn. Altså at vi må avveie hvilke ønsker som faktisk kan gi gevinst og hvilke som bare er «kjekt å ha». Det å kalkulere utviklingsønsker med noenlunde timeestimater krever at produktsjef sammen eventuelt med brukerrepresentanter og utvikler og målsetter og avgrenser utviklingsløpet før det angis et timeestimat. Dette krever noe ressurser allerede før vi kan få frem en kalkyle.

Altså bør det gjøres gevinstvurderinger av ulike ønsker som legges til grunn før vi starter på den videre prosjektering og kalkulering. I gevinstvurderingene kan det sikkert komme frem ulike gevinstpotensialer for små og store kommuner. Der dette er tydelig bør det kommenteres i gevinstvurderingene.

Det foreslås derfor en tretrinns prioritering av større utviklingsløp:

• S – Sortering av ønsker – for prosjektering og kalkulering
• U – Utviklingsgevinster
• P – Prioritering for iverksetting innenfor ramme

Sortering av utviklingsønsker før prioritering

Fra brukerstøtten kommer det løpende inn ønsker fra brukerne som ikke løsningen støtter i dag slik den er utviklet, tatt i bruk eller satt opp. Disse ønskene kan bli relativt mange, og gjerne mange små ting som sammen krever mye ressurser om alt bare settes i gang etter hvert. Det kreves derfor et system for å systematisere og prioritere disse. Her følger et forslag til hvordan vi starter å sortere dis

Sortering

S0 – ikke teknisk – ønsker som gjelder organisasjonens drift, bruk eller læringsinnhold. Behovet for flere veiledere eller maler.
S1 – svar nei. Dette er vurdert og er ikke aktuelt å gjøre noe med. Begrunnes.
S2 – Bugfiksing pluss – feilretting som medfører littegrann mer enn det å rette beskrevet funksjonalitet som er i løsningen. Estimert til under 10 timers jobb.
S3 – Funksjonsforbedring – når behovet tar tak i en eksisterende funksjon og forbedrer denne. Definisjonen på en funksjonsforbedring er under 50 timers utviklingsbehov.
S4 – Ny funksjon. Defineres som over 50 timers estimat.  Innenfor områder der KS Læring har noen løsninger i dag kan man ønske nye funksjoner som øker gevinstene eller opplevelsene i løsningen.

Gevinstvurdering

U1 – prioritere utvikling av ny funksjon basert på en vurdering av størst eller minst gevinstpotensiale.

Starte utredningsarbeid med brukerrepresentanter og utvikler for å målsette, avgrense og kalkulere hver prosjekt i den rekkefølgen som er prioritert etter U1.

Disse ønskene som på denne måten er definert som ny funksjon grupperes etter følgende strategiske bruksområder for KS Læring:

• Kompetanseplanlegging
• Gjennomføring av kompetansetiltak- samhandling
• Rapportering og dokumentasjon

 

U2 – gruppere utvikling av ny funksjon basert på budsjettramme, størst gevinst potensiale satt opp mot estimert utviklingskostnad og en samlet strategisk vurdering.

Avgrensninger for KS Læring

KS har politiske føringer om at digitale felleskomponenter ikke skal utvikle seg til nye fagsystemer i konkurranse med et fungerende marked. I de strategiske prioriteringene av videreutvikling vil brukerrådet måtte forholde seg til dette som en avgrensning.

Et eksempel på dette er at kommunene i dag og i fremtiden vil benytte HR systemer, kvalitetssystemer, rekrutteringsløsninger o.l.

KS læring kommer inn mellom disse som en komponent som samhandler med disse og bidrar til å sikre den ansattes kompetanse.

Prioritering

Når de funksjonsforbedringene som er definert som å ha viktige gevinstpotensialer, er kalkulert og gruppert etter strategisk område har Brukerrådet et tilstrekkelig grunnlag til å gjøre en kompetent prioritering innenfor budsjettramme. Med grundig saksutredning etter disse prinsippene vil prioriteringene i brukerrådet få et strategisk innhold.

Strategisk prioritering må gjøres i tre perspektiver:

• Strategiske
• Taktiske
• Operative

Funksjonsforbedringer må organiseres innenfor kapitlene

• Kompetanseplanlegging
• Gjennomføring
• Rapportering

Et utkast til skjema som tar opp i seg disse ser slik ut:

Tabell 2

Behov/kapittel	Strategiske	Taktiske	Operative	Gevinst	Kalkyle	Prioriterings-forslag	Brukerråd prioritering
Planlegging
Gjennomføring
Rapportering

 

Det gjenstår en hel del arbeid før vi kommer så langt i modenhet i forvaltningen at vi kan si at vi driver slik. Likevel har vi trukket opp dette som et målbilde å jobbe etter. Og vi har startet på en sortering av alle ønskene som er registrert etter disse prinsippene: